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Guia de Integração: Waid e HubSpot (Eventos)

Bem-vindo ao guia de integração entre a plataforma Waid e o HubSpot! Este documento foi criado para ajudar você e sua equipe a entenderem como a nossa plataforma se comunica com o seu HubSpot, enviando informações valiosas sobre a jornada dos seus alunos.Aqui, explicamos de forma simples o que acontece nos bastidores e, principalmente, o que você precisa configurar no seu HubSpot para que a mágica aconteça.

1. Como funciona essa integração?

Sempre que um aluno realiza uma ação importante dentro da Waid, como se matricular em um curso, assistir a uma aula ou conquistar um certificado, nós enviamos um aviso automático para o seu HubSpot.

No HubSpot, esse aviso é registrado como um Evento Comportamental Personalizado (Custom Behavioral Event), vinculado diretamente ao contato do aluno pelo e-mail dele. O que você ganha com isso?

Com esses eventos chegando no seu HubSpot, sua equipe pode:

• Criar listas dinâmicas — ex.: "alunos que concluíram o curso X".

• Montar automações (Workflows) — ex.: enviar um e-mail de parabéns quando o aluno tirar o certificado.

• Gerar relatórios — ex.: número de matrículas por mês.

• Visualizar a Timeline do contato — toda a jornada do aluno em ordem cronológica.

Atenção: Essa integração funciona em mão única da Waid para o HubSpot. Não importamos contatos nem alteramos dados cadastrais; apenas registramos os eventos da jornada educacional.

2. Quais eventos a Waid envia para o HubSpot?

Atualmente, enviamos 7 eventos principais. Cada um se tornará um evento separado no seu HubSpot.

O que acontece na Waid	Quando é enviado	O que chega no HubSpot
Matrícula realizada	O aluno é matriculado em um curso ou conteúdo.	Nome e ID do conteúdo + progresso 0%
Primeira aula concluída	O aluno termina a primeira aula (progresso sai do zero).	Nome e ID do conteúdo + progresso 1%
25% do curso concluído	O aluno atinge 25% de progresso.	Nome e ID do conteúdo + progresso 25%
50% do curso concluído	O aluno atinge a metade do curso.	Nome e ID do conteúdo + progresso 50%
75% do curso concluído	O aluno atinge 75% de progresso.	Nome e ID do conteúdo + progresso 75%
Curso finalizado (100%)	O aluno conclui todas as aulas.	Nome e ID do conteúdo + progresso 100%
Certificado conquistado	O sistema emite o certificado para o aluno.	Nome e ID do conteúdo + certificado emitido = sim

Eventos como pagamentos, login na plataforma ou interações em grupos não são enviados por esta integração no momento.

3. Como o HubSpot reconhece o aluno?

A chave de ligação entre a Waid e o HubSpot é o e-mail do aluno.

• Se o aluno já existir no HubSpot com aquele e-mail, o evento é adicionado à linha do tempo dele.

• Se o aluno ainda não existir, o HubSpot cria um novo contato automaticamente, usando apenas o e-mail.

Dica: Para evitar contatos duplicados, oriente seus alunos a usarem o mesmo e-mail tanto nas comunicações com sua empresa quanto no login da plataforma Waid.

4. O que você precisa configurar no HubSpot

Para que os eventos comecem a chegar, sua equipe precisa realizar algumas configurações dentro da sua conta do HubSpot. Siga o passo a passo abaixo.

Passo 1: Criar um Aplicativo Privado e gerar o Token

Precisamos de uma chave de acesso segura para enviar os dados.1.

1. No HubSpot, acesse Configurações → Integrações → Private Apps.

2. Clique em Create a private app.

3. Dê um nome como "Integração Waid".

4. Na aba Scopes, marque as três permissões baixo: • crm.objects.contacts.read • crm.objects.contacts.write • behavioral_events.event_send5

5. Clique em Create app e copie o Access token gerado.

6. Envie esse token para a equipe da Waid, nós o cadastraremos no sistema.

Esse token funciona como uma senha. Envie-o de forma segura e evite compartilhá-lo em locais públicos.

Passo 2: Criar os Eventos Personalizados no HubSpot

Agora você precisa preparar o HubSpot para receber cada um dos 7 eventos.

1. Acesse Configurações → Data Management → Custom Events. (Em alguns planos, pode estar em Reports → Custom Behavioral Events.)

2. Clique em Create event.

3. Dê um nome interno claro, como Waid_matricula_criada ou Waid_curso_concluido.

4. Adicione as propriedades que o evento vai receber, conforme a tabela abaixo:

Evento	Propriedades a criar
Matrícula realizada	content_id (número), content_title (texto), progress (texto)
Primeira aula concluída	content_id (número), content_title (texto), progress (texto)
25% do curso concluído	content_id (número), content_title (texto), progress (texto)
50% do curso concluído	content_id (número), content_title (texto), progress (texto)
75% do curso concluído	content_id (número), content_title (texto), progress (texto)
Curso finalizado (100%)	content_id (número), content_title (texto), progress (texto)
Certificado conquistado	content_id (número), content_title (texto), certificate_emitted (booleano)

Se uma propriedade não for criada no HubSpot, a informação enviada pela Waid será descartada. O evento aparece, mas sem os detalhes.

Salve o evento e anote o "internal name" gerado pelo HubSpot, geralmente no formato pe<numero>_<nome>

Passo 3: Enviar os Nomes Internos para a Waid

Com os eventos criados, envie para a equipe da Waid uma lista simples com:

• O internal name de cada evento criado no HubSpot.

• A qual evento da Waid ele corresponde (ex.: "pe12345_waid_matricula → Matrícula Realizada").

Sem essa lista, a Waid não saberá para qual evento enviar cada informação mesmo com o token configurado, nada será enviado.

Passo 4: Ativação pela Waid

Assim que recebermos o token (Passo 1) e a lista de internal names (Passo 3), nossa equipe ativará a integração. A partir desse momento, os eventos começarão a chegar no seu HubSpot.

5. Resumo: quem faz o quê?

O que precisa ser feito	Responsável
Detectar o progresso do aluno na plataforma	Waid
Enviar os eventos para o HubSpot	Waid
Criar o Private App e gerar o Token	Cliente
Criar os Custom Events e suas propriedades	Cliente
Enviar o Token e os internal names para a Waid	Cliente
Configurar o de-para no sistema	Waid
Ativar a integração	Waid
Criar automações, listas e relatórios no HubSpot	Cliente

6. Como testar se está funcionando?

Após a Waid confirmar a ativação:

1. Matricule um aluno de teste em um curso na plataforma Waid.

2. Aguarde alguns minutos (o envio é assíncrono).

3. Abra o HubSpot e busque o contato com o e-mail desse aluno.

4. Verifique a Timeline do contato — o evento de matrícula deve aparecer com todos os detalhes.

5. Opcionalmente, crie uma Lista Dinâmica filtrando pelo evento e confirme que o aluno aparece nela.

Evento não apareceu após 10 minutos? Verifique:

• O e-mail do aluno na Waid é idêntico ao e-mail no HubSpot?

• O token foi gerado corretamente e não foi revogado?

• Os internal names foram enviados para a Waid?

• A Waid confirmou que a integração foi ativada?

Se tudo estiver correto e o problema persistir, abra um chamado de suporte informando o e-mail do aluno testado e o horário do teste.

7. Pontos de atenção

• Plano necessário: O recurso de Custom Behavioral Events está disponível apenas no plano Marketing Hub Enterprise do HubSpot. Confirme seu plano antes de iniciar.

• Apenas 7 eventos: Pagamentos, login e outras ações não fazem parte desta integração.

• Sem retroatividade: Somente eventos ocorridos após a ativação são registrados — o histórico anterior não é enviado.

• Mão única: Alterações feitas no HubSpot não refletem na plataforma Waid.